Cómo gestionar equipos virtuales repartidos por el mundo

Balvinder Powar. Profesor. IE Business School

28 Noviembre 2014

El futuro ha llegado, ya estamos inmersos en un mundo virtual y global en el que no importa dónde estés, sino el valor que aportas. Bienvenidos a esta nueva forma de gestionar equipos.

Estoy sentado en mi despacho en Madrid escribiendo este artículo, un inglés con raíces de la India, consciente de que podrá terminar leyéndolo cualquier persona en el mundo que sepa algo de español (o incluso use un traductor online). Es posible que algunos de ustedes se pongan en contacto conmigo a través de LinkedIn u otras redes sociales después de leer el artículo para empezar una comunicación por medios virtuales, que podría cristalizar en un encuentro “real” cara a cara en algún lugar del mundo. Es un proceso que parece casi mágico.

Hoy en día no necesitamos estar en el mismo despacho para hacer un trabajo eficaz. Un caso muy normal y corriente es una empresa que fabrica en China, tiene su equipo de diseño en Italia, su back office en la India y equipos de venta desplazados por el mundo.

Esto nos plantea retos, pero ofrece también muchas oportunidades para ser más eficaces, ahorrar dinero y trabajar con personas muy diversas, que se caracterizan por ser son las mejores para cada puesto en la organización. En BOOSTER Space Industries somos una empresa relativamente pequeña que encabeza un consorcio grande, incorporando varias de las mejores empresas de aviación y aeronáutica del mundo. Por medios virtuales podemos tener el mejor equipo a nuestro alcance para abordar cada proyecto. Además, en nuestro caso, el hecho que la mayoría de nuestros colaboradores sean ingenieros nos ayuda inmensamente, porque son perfiles, en general, muy estructurados y organizados.

Hoy en día, las tecnologías de la información son asequibles para muchas más personas y ya no son la barrera del pasado. Tenemos internet en la oficina y en casa, usamos smartphones, Skype, WeChat, aplicaciones de mensajería, archivos compartidos online... Todo esto facilita el trabajo de equipos distribuidos/virtuales.

Somos impacientes, queremos todo ahora, el mundo se mueve rápido y tenemos que ir a su ritmo

Como quiero que este artículo sea de ayuda para los lectores, voy a dar una serie de consejos que, a raíz de mi experiencia, considero cruciales para gestionar equipos virtuales.

Consejos:

  • Organizar reuniones a través de video conferencia periódicamente para asegurar que todos tengan claro el trabajo que hay que hacer
  • De vez en cuando, hacer las mismas cosas a la vez mientras nos comunicamos para crear empatía. Por ejemplo, cuando celebramos un éxito, o para recortar distancias, podemos tomarnos todos una pizza y un refresco delante del ordenador...
  • Comunicar más y mejor, especialmente si hay dudas, problemas: esto compensa la falta de encuentros cara a cara
  • Estar disponible para hablar/comunicar, porque trabajar solo puede ser algo muy solitario
  • Si el equipo está distribuido por el mundo, acordar los mejores tiempos para hacer conferencias de manera equilibrada, y si hace falta, rotar cuando se hacen las llamadas, para evitar que sean siempre los mismos los que madruguen
  • Explicar con más detalle lo que está ocurriendo, especialmente si hay temas de diversidad cultural en el equipo, para contextualizar mejor, evitar problemas y gestionarlos si ocurren
  • Es bueno compatibilizar trabajo virtual con encuentros cara a cara
  • Cuando reclutemos a nuevos miembros del equipo, compartir las mejores prácticas aprendidas sobre trabajo virtual y buscar a personas aptas para este tipo de trabajo: responsables, pro-activas, autónomos en la forma de trabajar, estructurados, organizados, fiables...
  • Confiar en el otro, pero asegurar que todo está claro, por ejemplo, trabajando con objetivos con  Metodología SMART: Especifico + Medible + Acordado + Realista + en un Tiempo limitado
  • Tratar los temas y problemas en el momento: aún más importante cuando uno no está cara a cara con el otro.

Para una empresa start-up, o incluso para una establecida, el trabajo virtual nos reta, pero ofrece muchas ventajas, incluyendo menos costes, acceso a distintas habilidades, conocimientos y mercados, más un plus de equipos que pueden estar trabajando las 24 horas del día por las diferencias horarias. Por ejemplo, esto explica el boom y éxito de las empresas de outsourcing de procesos de la India que trabajan virtualmente como el back office de Estados Unidos y de muchos otros países.

Suerte con vuestros proyectos en un mundo cada vez más pequeño....

Gracias.

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